पर्चेज़ ऑर्डर क्या है? फ़ॉर्मैट, फ़ायदे व अन्य जानकारियाँ

खरीद आदेश या Purchase Order सेलर और बायर के बीच होने वाली एक प्रक्रिया (Process) है। यह Seller और Buyer के बीच प्रोडक्ट या सर्विस के लेन-देन का आसान तरीका है। ऐसा करने से Seller तथा Buyer के बीच Clarity बनी रहती है। और किसी प्रकार की गड़बड़ी होने का खतरा नहीं रहता है।

अगर आप भी एक व्यापारी हैं, और प्रोडक्ट या सर्विस सेल करते हैं। तो आपको Purchase Order के बारे में पूरी जानकारी होनी चाहिए। आपको यह पता होना चाहिए कि पर्चेज़ ऑर्डर क्या होता है। पर्चेज़ ऑर्डर कैसे बनता है। इसका फॉर्मेट क्या होगा। पर्चेज़ ऑर्डर को शेयर कैसे करते हैं। और इसके फायदे क्या क्या हैं।

यदि आपको Purchase Order के बारे में कुछ भी नहीं पता और आप इसके बारे में जानना चाहते हैं तो आप इस पोस्ट को अंत तक ज़रूर पढ़ें। इसमें हम आपको पर्चेज़ ऑर्डर की पूरी जानकारी देंगे। तो आइए इसी के साथ आगे बढ़ते हैं और शुरू करते हैं।

पर्चेज़ ऑर्डर क्या होता है - What is Purchase Order in Hindi ?

जब कोई व्यक्ति या कंपनी अपने सप्लायर को सामान (Goods) या सर्विस सप्लाई करने का ऑर्डर देती है। तो उस ऑर्डर को ही Purchase Order कहते हैं। पर्चेज़ ऑर्डर इसलिए Create किया जाता है, जिससे कि हम न्यू स्टॉक मंगवा सकें। या फिर अगर हमारे पास स्टॉक ख़त्म हो गया हो तो भी हम पर्चेज़ ऑर्डर क्रिएट करके सप्लायर से सामान मंगवा सकते हैं।

पर्चेज़ ऑर्डर के द्वारा आप न्यू पर्चेज़ ऑर्डर क्रिएट कर सकते हैं, उसे मॉडिफाई कर सकते हैं। ऑर्डर हिस्ट्री व्यू कर सकते हैं, आइटम समरी तथा पार्टी समरी देख सकते हैं। इसके साथ ही ऑर्डर को Analysis कर सकते हैं। और जो ऑर्डर Cancelled या अनावश्यक हैं उन्हें डिलीट भी कर सकते हैं।

पर्चेज़ ऑर्डर का महत्व - Importance of Purchase Order in Hindi :

पर्चेज़ ऑर्डर बिजनेस के लिए बहुत महत्वपूर्ण होता है। इसे क्रिएट करने से गूड्स के लेन-देन में कोई परेशानी नहीं होती। और काम बहुत ही शुद्धता के साथ और जल्दी पूरा होता है। यदि भविष्य में आपको किसी भी तरह की कोई समस्या आती है तो आप Order History चेक कर सकते हैं। इससे आपकी परेशानी या कन्फ्यूज़न दूर हो जाएगा।

पर्चेज़ ऑर्डर की आवश्यकता - Purchase Order Required in Hindi :

पर्चेज़ ऑर्डर की ज़रूरत मुख्य रूप से बिज़नेस में होती है। बिजनेस चाहे बड़ा हो या छोटा ज़्यादातर बिजनेस में पर्चेज़ ऑर्डर के द्वारा ही काम पूरा किया जाता है। वहीं अगर बड़ी-बड़ी कंपनियों की बात करें तो वहां बिना Purchase Order क्रिएट करे काम ही नहीं हो सकता। यदि कोई ऐसा करता भी है तो उसे कई प्रकार के नुकसान उठाने पड़ सकते हैं।

पर्चेज़ ऑर्डर क्रिएट करने से यह होता है कि जैसे अगर आपने 10 कुर्सियों का ऑर्डर दिया। और आपके पास अभी केवल 4 कुर्सियां ही आइए हैं। तो ऐसे में आपके पास पर्चेज़ ऑर्डर होता है तो आपको किसी भी तरह की समस्या नहीं होती। अगर सप्लायर से कोई भूल हो जाए तो आप उसे Purchase Order दिखाकर बाकी की कुर्सियां मंगा सकते हैं।

पर्चेज़ ऑर्डर का प्रारूप - Purchase Order Format in Hindi :

अगर आप एक व्यापारी हैं और आपको यह नहीं पता कि पर्चेज़ ऑर्डर का फॉर्मेट कैसा होता है। तो परेशान होने की जरूरत नहीं, क्योंकि नीचे हम आपको पर्चेज़ ऑर्डर के बारे में ही बताने जा रहे हैं। तो आइए जानते हैं पर्चेज़ ऑर्डर के फॉर्मेट के बारे में।

Purchase Order का फॉर्मेट कुछ इस तरह का होता है -

• Buyer का नाम और पता (कंपनी की डिटेल)

• Seller का नाम और पता

• शिपिंग डिटेल (जहां सेवा भेजी जा रही है)

• प्रत्येक प्रोडक्ट या सर्विस एवं टैक्स आदि के लिए विस्तृत विवरण, क्वांटिटी और प्राइस।

• यूनिक पर्चेज़ ऑर्डर नंबर

• नियम और शर्तें, जैसे: - पेमेंट की शर्तें, स्वीकृति की शर्तें, शिपिंग और डिलीवरी की तारीख व शर्तें

• बायर और सेलर द्वारा अप्रूवल

पर्चेज़ ऑर्डर के उपयोग के फ़ायदे - Advantages of Using Purchase Order in Hindi :

बड़े बड़े व्यापारी अपने बिजनेस के लिए पर्चेज़ ऑर्डर का इस्तेमाल करते हैं। क्योंकि इससे उनको एक नहीं अनेक फ़ायदे होते हैं। ऐसे में

यदि आप भी अपने बिजनेस के लिए पर्चेज़ ऑर्डर का उपयोग करते हैं, तो इससे आपको निम्नलिखित लाभ होंगे -

• पर्चेज़ ऑर्डर आपकी पर्चेज़ हिस्ट्री को ट्रैक करने में मददगार साबित होता है।

• पर्चेज़ ऑर्डर विशिष्ट मात्रा में एडवांस प्रोडक्ट या सेवाओं को ऑर्डर करने का ऑप्शन देता है।

• पर्चेज़ ऑर्डर से खरीद प्रक्रिया (Purchase Process) आसान हो जाती है।

• यह इन्वेंट्री को बेहतर तरीके से कंट्रोल करने में सहायता करता है।

• पर्चेज़ ऑर्डर के द्वारा Invoice बनाना आसान होता है और समय की बचत होती है।

• पर्चेज़ के संबंध में भविष्य (Future) में किसी भी तरह के विवाद से बचने में हेल्प करता है।

• पर्चेज़ ऑर्डर से ओपेन और क्लोज्ड ऑर्डर को तुरंत चेक कर सकते हैं।

टैली में पर्चेज़ ऑर्डर क्रिएट करने का तरीका - How to Create a Purchase Order in Tally :

स्टेप - 1 : सबसे पहले आपको F2 Function key के द्वारा Purchase Order की Date टाइप करनी है।

स्टेप - 2 : अब आपको Party’s A/c Name फील्ड में Supplier के नाम को सेलेक्ट करना है।

स्टेप - 3 : उसके बाद आप Enter key को प्रेस करें, उसे प्रेस करने पर Cursor Order No. फील्ड मे Display होगा। यहां पर बनाए जाने वाले Order का Number आपको टाइप करना है।

स्टेप - 4 : अब आपको Name of Items वाली फ़ील्ड में Stock को Choose करना है।

स्टेप - 5 : इसमें आपको Due on filed दिखाई देगी, जिसमें Stock Items की Delivery Date दी जाती है।

स्टेप - 6 : अब आपको Stock Items की Qty और Rate fill करना है।

स्टेप - 7 : इतना करने के बाद Cursor Allocate to field मे प्रदर्शित होता है। अब आपको यहां पर Purchase Ledger को चुनना है। अगर आपने Purchase Ledger नहीं बनाया है तो आप Alt+C buttons को सेलेक्ट करके Purchase Ledger को क्रिएट कर सकते हैं।

स्टेप - 8 : अब आखरी में आपको Order को Accept करना है।

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पर्चेज़ ऑर्डर के बारे में अक्सर पूछे जाने वाले सवाल - FAQs :

प्रश्न - पर्चेज़ ऑर्डर का उपयोग कौन करता है (Who Uses Purchase Order) ?

उत्तर - पर्चेज़ ऑर्डर का इस्तेमाल मुख्य रूप से व्यापारी द्वारा है किया जाता है, जिससे उनका काम काफी आसान हो जाता है।

प्रश्न - पर्चेज़ ऑर्डर का इस्तेमाल क्यों किया जाता है (Why Purchase Orders are Used) ?

उत्तर - पर्चेज़ ऑर्डर का इस्तेमाल काम को आसान बनाने, समय की बचत करने और किसी भी तरह की गड़बड़ी से बचने के लिए किया जाता है।

प्रश्न - पर्चेज़ ऑर्डर क्रिएट करने से क्या लाभ होता है (What is the Benefit of Creating a Purchase Order) ?

उत्तर - पर्चेज़ ऑर्डर क्रिएट करने के बहुत सारे लाभ हैं, जिनके बारे में हम आपको ऊपर इस पोस्ट में बता चुके हैं। अगर आप पर्चेज़ ऑर्डर के फायदों के बारे में जानकारी चाहते हैं तो इस पोस्ट को अंत तक पूरा पढ़ें।

प्रश्न - क्या पुराने पर्चेज़ ऑर्डर को मॉडिफाई किया जा सकता है (Can Old Purchase Order be Modified) ?

उत्तर - बिल्कुल, आप पुराने पर्चेज़ ऑर्डर को आसानी से मॉडिफाई कर सकते हैं। उन्हें डिलीट कर सकते हैं और उनकी History को चेक कर सकते हैं।

प्रश्न - पर्चेज़ ऑर्डर बनाकर किसे भेजा जाता है (To Whom an Order is Made and Sent) ?

उत्तर - पर्चेज़ ऑर्डर सप्लायर के लिए बनाया जाता है और बनाने के बाद उसे Send कर दिया जाता है। जिससे कि वह आपकी आवश्यकतानुसार प्रोडक्ट या सर्विस को समय पर आप तक भेज सके।

प्रश्न - क्या पर्चेज़ ऑर्डर के द्वारा नया पर्चेज़ ऑर्डर क्रिएट कर सकते हैं (Can a New Purchase Order be Created through Purchase Order) ?

उत्तर - बिल्कुल, आप पर्चेज़ ऑर्डर के ज़रिए नया न्यू पर्चेज़ ऑर्डर आराम से क्रिएट कर सकते हैं।

प्रश्न - क्या पर्चेज़ ऑर्डर में ऑर्डर हिस्ट्री चेक कर सकते हैं (Can I Check Order History in Purchase Order) ?

उत्तर - जी हां, पर्चेज़ ऑर्डर आपको ऑर्डर हिस्ट्री चेक करने की सुविधा (Facility) देता है।

प्रश्न - क्या पर्चेज़ ऑर्डर में ऑर्डर को डिलीट कर सकते हैं (Can I Delete an Order in a Purchase Order) ?

उत्तर - जी हां दोस्तों, अगर आप पर्चेज़ ऑर्डर में किसी ऑर्डर को डिलीट करना चाहते हैं तो बड़ी ही आसानी से कर सकते है।

प्रश्न - क्या कोई भी व्यक्ति अपनी सुविधा के लिए पर्चेज़ ऑर्डर बना सकता है (Can Anyone Create a Purchase Order for their Convenience) ?

उत्तर - जी हां कोई भी व्यक्ति, अगर उसको पर्चेज़ ऑर्डर की ज़रूरत है तो वह अपनी आवश्यकतानुसार इसे क्रिएट कर सकता है। बस इसके लिए उसे इसकी अच्छी जानकारी होनी चाहिए और इसे क्रिएट करने का तरीका पता होना चाहिए।