क्या जीएसटी सॉफ़्टवेअर की बिज़नेस में आवश्यकता होती है? क्या हैं इसके फ़ायदे/नुक़सान?

GST Software - आवश्यकता, फ़ायदे और नुक़सान

जीएसटी लागू होने के बाद अकाउंटेंट और करदाता दोनों के सामने ही कर का अनुपालन बड़ी चुनौती है, जैस की कई कर रिटर्न दाखिल करना, इनपुट रिफंड का दवा करना एवं अनुपालन चालान जारी करना। इन चालानों के लिए HSN / SAC कोड, प्राप्तकर्ता और आपूर्तिकर्ता के GSTIN, GST, GST दरों आदि के तहत विभिन्न करों का रिकॉर्ड रखना एवं जीएसटी परिषद् द्वारा पारित सूचनाओं और अधिसूचना पर नज़र रखना ज़रूरी है।

तो इतनी साड़ी प्रक्रिया होने से जटिलता बढ़ती है जो की आगे चलकर एकाउंटेंट और करदाताओं दोनों के लिए समय पर रिटर्न फाइल करना एक बड़ी समस्या बन जाती है। इसलिए भुगतान में देरी न हो और जीएसटी के अनुपालन भी पूरी तरह से करके समय से रिटर्न फाइल कर सकें उसके लिए व्यापारी या व्यवसायी जीएसटी लेखा सॉफ्टवेयर उपयोग में ला सकते हैं।

एक अच्छा सॉफ्टवेयर अकाउंटेंट, करदाता, पेशेवर और व्यवासियों के लिए लाभदायक है। वह इस का उपयोग करके आसानी से चलन तैयार कर सकते हैं, जीएसटी रिटर्न फाइल और जीएसटी की रिपोर्ट तैयार करने में व लेखांकन डाटा को प्रतिबन्ध करने में आसान बनाता है। इस आर्टिकल से हम यह बताएँगे की एक जीएसटी सॉफ्टवेयर में क्या - क्या होना चाहिए और यह व्यापार के लिए फायदेमंद है या नुक़सान भरा। आइये जानते हैं-

जीएसटी सॉफ्टवेयर में क्या-क्या विशेषताएं होनी चाहिए?

1. जीएसटी चालान

जीएसटी पंजीकृत करदाताओं के लिए जीएसटी के अनुसार चालान तैयार करके दे। जिसमे:

• जीएसटीआईएन नंबर प्राप्तकर्ता और आपूर्तिकर्ता का शामिल हो।
• HSN / SAC कोड शामिल हो।
• विभिन्न कर CGST, SGST, IGST, UTGST जोकि जीएसटी के अंतर्गत आते हैं शामिल हो।
• जीएसटी दरों का सही मूल्यांकन करे।

इस प्रकार की विशेषताओं वाले जीएसटी सॉफ्टवेयर के फ़ील्ड्स में करदाता द्वारा भरे जाने वाली जानकारी से न केवल समय और प्रयास काम होता है बल्कि त्रुटियां में भी कमी आ जाती है। यह बिलिंग सॉफ्टवेयर पेशेवरों, अकाउंटेंट और करदाताओं के लिए मिनटों में ही चालान तैयार कर देता है। सॉफ्टवेयर उपयोग में लाने वाला व्यापारी या अन्य जो भी इसकी मदद लेते हैं वह सॉफ्टवेयर में पहले से बने इनवॉइस टेम्पलेट का उपयोग कर सकते हैं या फिर अपने अनुरूप नया टेम्पलेट बनाने की सुविधा हो।

दूसरी तरफ नियमित करदाताओं के लिए बकाया भुगतान, चालान शेड्यूल करने और रिमाइंडर भेजने के अलावा प्राप्तकर्ता द्वारा देखे गए या भुगतान किये गए चालान की सूचनाएं प्राप्त करने में सक्षम हो। और इसमें क्लाउड स्टोरेज होना चाहिए ताकि व्यापारी करदाता या पेशेवर कहीं भी कभी भी चालान बना सकें और उसे कहीं भी भेज सकें। यह विशेषताएं करदाता को समय पर भुगतान करने में सक्षम बनाती हैं।

2. जीएसटी रिपोर्ट

जीएसटी संसोधन के अनुसार पंजीकृत व्यापारियों को अपने-अपने टर्नओवर के हिसाब से मासिक, त्रैमासिक और वार्षिक कर रिटर्न दाखिल करना होता है इसके लिए जीएसटी द्वारा उपलब्ध प्रारूप को बनाए रखने वाला होना चाहिए।

उदाहरण के लिए, करदाताओं को GSTR-1 में आउटवर्ड आपूर्ति का विवरण दर्ज करना होता है और हर महीने GSTR-3B में एक सारांश रिपोर्ट तैयार करनी होती है। इसी तरह, टीडीएस काटने के लिए उत्तरदायी करदाताओं को हर महीने फॉर्म जीएसटीआर -7 में रिटर्न दाखिल करना होता है और सामान्य करदाताओं को जीएसटीआर -9 में वार्षिक रिटर्न दाखिल करना होता है। इसके लिए जीएसटी सॉफ्टवेयर में फीचर होना चाहिए जिससे करदाता आसानी से रिपोर्ट बना सके और एक्सेल शीट से देता इम्पोर्ट कर GST रिपोर्ट बना पाए।

3. आईटीसी मैच / मिसमैच रिपोर्ट

यदि आपूर्तिकर्ता व्यापारी समय-समय पर टैक्स रिटर्न फाइल करता है जीएसटी संसोधन करदाता को आईटीसी (इनपुट टैक्स क्रेडिट) का दावा करने की सुविधा देता है। इसलिए आईटीसी मिलान/ बिना मिलान के रिपोर्ट से मिलान कर सही इनपुट टैक्स क्रेडिट की गणना कर सकने वाला होना चाहिए। इस रिपोर्ट के बनने से व्यापारी को जीएसटी पोर्टल पर अपलोड आपूर्तिकर्ता चालान से खरीद मिलान करने में सक्षम बनाएगी। इससे करदाता मिलान कर आगे की कार्यवाही कर सकता है।

4. क्लाउड टेक्नोलॉजी

एक बेहतरीन जीएसटी सॉफ्टवेयर में क्लाउड स्टोरेज टेक्नोलॉजी होनी चाहिए ताकि करदाता, अकाउंटेंट या पेशेवर कहीं भी उसे देख सकें और कोई भी प्रक्रिया कहीं से भी कभी भी कर सकें। क्लाउड टेक्नोलॉजी में की विशेषताएं-

• ट्रैक खर्च का हिसाब कर सके
• अनुकूलित जीएसटी चालान बना सके
• GST और लेखा रिपोर्ट जनरेट कर सके
• ग्राहक और विक्रेता लेखांकन डेटा प्रबंधित कर सके
• कभी भी, कहीं से भी और किसी भी उपकरण से व्यवसाय की समग्र स्थिति की जानकारी मिल जाये।

डेस्कटॉप सॉफ्टवेयर के लिए व्यापारी करदाता और पेशेवर डेस्क के लिए बाध्य होता है लेकिन क्लाउड टेक्नोलॉजी वाला सॉफ्टवेयर कहीं भी ऑपरेट हो जाने की वजह से समय और लागत को बचाता है।

5. टैक्स की गणना

जीएसटी सॉफ्टवेयर करदाता की लागू जीएसटी दरों का पता लगा स्वचालित रूप से कर देयता की गणना कर सके। साथ ही करदाताओं के कर भुगतान का सही कर गणना कर त्रुटियों को दूर करने में सक्षम हो।

अच्छा जीएसटी सॉफ्टवेयर जीएसटी के तहत लागू सीजीएसटी, एसजीएसटी, यूटीजीएसटी, आईजीएसटी और उपकर जैसे जीएसटी दरों की सूची प्रदान करता है। इसके अलावा, ड्रॉप डाउन से लागू जीएसटी दरों का चयन करने पर, जीएसटी सॉफ्टवेयर स्वचालित रूप से वस्तुओं और सेवाओं के कर योग्य मूल्य पर ऐसी दर लागू करता है और किसी विशेष कर चालान के संबंध में भुगतान की जाने वाली कर की राशि की गणना करता है।

इसलिए छोटे व्यवसाय के मालिक और कर पेशेवर, जिन्हें अन्यथा भुगतान की जाने वाली कर की राशि को मैन्युअल रूप से गणना करना होगा, अब GST सॉफ़्टवेयर की सहायता से कर की राशि की स्वचालित रूप से गणना करने में सक्षम होगी। इससे उन्हें समय बचाने और कर गणना में त्रुटियों से बचने और कर राशि का सही निर्धारण करने में मदद मिलती है।

6. HSN / SAC कोड लुकअप

जीएसटी शासन HSN / SAC कोड की मदद से वस्तुओं और सेवाओं को वर्गीकृत करता है। इसलिए, जीएसटी के तहत पंजीकृत व्यक्तियों को कर चालान के प्राप्तकर्ता को उनके द्वारा आपूर्ति की जा रही वस्तुओं या सेवाओं के लिए प्रासंगिक HSN / SAC कोड निर्दिष्ट करना अनिवार्य है।

संबंधित एचएसएन / एसएसी कोड को मैन्युअल रूप से खोजना वास्तव में चुनौतीपूर्ण हो जाता है क्योंकि करदाता को विभिन्न सरकारी वेबसाइटों पर समान खोजना होगा। यह काफी बोझिल हो जाता है।

हालांकि, निपटान में जीएसटी सॉफ्टवेयर के साथ, करदाता एचएसएन / एसएसी कोड के माध्यम से आसानी से देख सकते हैं और कर योग्य वस्तुओं और उनके द्वारा आपूर्ति की जा रही सेवाओं के आधार पर संबंधित कोड का चयन कर सकते हैं।

7. डाटा सुरक्षा

डेटा सुरक्षा उन महत्वपूर्ण विशेषताओं में से एक है, जिनके लिए अच्छे GST सॉफ़्टवेयर की आवश्यकता है। ग्राहक और विक्रेता की जानकारी अत्यंत मूल्यवान है। ऐसे मामले हो सकते हैं जहां इस तरह की जानकारी का दुरुपयोग किया जाता है, जिसके परिणामस्वरूप धन की हानि, प्रयास, समय और मूल्यवान व्यावसायिक जानकारी के नुकसान का परिणाम होता है।

अच्छा जीएसटी सॉफ्टवेयर जिसमें उचित सुरक्षा मानक हैं, करदाताओं को इस तरह के दोषों से छुटकारा पाने में मदद करता है और अपने व्यवसाय और लेखा जानकारी के लिए उच्चतम स्तर की सुरक्षा सुनिश्चित करता है। कुछ महत्वपूर्ण सुरक्षा विशेषताओं में पासवर्ड संरक्षित साइन इन, अकाउंटिंग जानकारी का बैकअप, एंटी-वायरस सुरक्षा आदि शामिल हैं।

इसके अलावा, GST सॉफ़्टवेयर को उच्चतम मानक एन्क्रिप्शन तकनीकों से लैस होना चाहिए जो अपने GST लेखांकन सॉफ़्टवेयर में बैंकिंग जानकारी को सुरक्षित रूप से डाउनलोड करने की अनुमति देता है।

8. प्रभावी लागत

जीएसटी सॉफ्टवेयर की लागत एक अन्य महत्वपूर्ण कारक है जिसे जीएसटी सॉफ्टवेयर के संबंध में खरीदारी का निर्णय लेते समय माना जाता है। ऑनलाइन जीएसटी बिलिंग सॉफ्टवेयर अपेक्षाकृत कम सदस्यता शुल्क पर उपलब्ध है और यह प्रति लाइसेंस या तो एकल या कई उपयोगकर्ताओं तक पहुंच प्रदान करता है।

ये लाइसेंस GST सॉफ़्टवेयर के प्रकार पर आधारित होते हैं जिन्हें व्यवसाय के स्वामी और लेखा पेशेवर खरीदना चुनते हैं। दूसरी ओर GST सॉफ़्टवेयर का डेस्कटॉप या ऑफ़लाइन संस्करण महंगा है। यह एक छोटे व्यवसाय के मालिक के लिए आदर्श विकल्प नहीं हो सकता है जिसका व्यवसाय सीमित होता है।

इसलिए, व्यवसाय की प्रकृति और आकार को देखते हुए, व्यवसाय के स्वामी जीएसटी सॉफ़्टवेयर के संबंध में एक विकल्प बनाते हैं जो उनकी व्यावसायिक आवश्यकताओं को पूरा करता है।

9. थर्ड पार्टी एप्स

जीएसटी अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर से जुड़े थर्ड पार्टी एप्लिकेशन आपके सभी अकाउंटिंग और बिजनेस की जानकारी को प्रबंधित करने के लिए इसे एक स्टॉप डेस्टिनेशन बनाते हैं। जीएसटी सॉफ्टवेयर के साथ एकीकृत तीसरे पक्ष के अनुप्रयोगों की एक अच्छी संख्या करदाताओं को एक ही स्थान पर विभिन्न प्रकार के कार्यों जैसे पेरोल प्रबंधन, इन्वेंट्री प्रबंधन आदि का कार्य करने में सक्षम बनाती है।

जहां जीएसटी सॉफ्टवेयर में कम संख्या में तीसरे पक्ष के ऐप एकीकृत हैं, करदाताओं और कर पेशेवरों को कई प्रकार के कार्यों के लिए कई सॉफ्टवेयर अनुप्रयोगों का उपयोग करना पड़ता है।

यह विभिन्न सॉफ़्टवेयर अनुप्रयोगों के बीच लेखांकन और व्यावसायिक डेटा को विभाजित करता है, इस प्रकार लेखांकन जानकारी को ट्रैक और प्रबंधित करने के लिए एक चुनौती देता है।

10. ग्राहक सहायता

जीएसटी व्यवस्था के तहत कर दाताओं को फर्जी रिटर्न के लिए प्रपत्रों की संख्या दर्ज करने की आवश्यकता होती है, रिफंड का दावा करना आदि। यह कहने की जरूरत नहीं है कि जीएसटी प्रणाली की जटिल प्रकृति को देखते हुए, करदाताओं के उस हिस्से पर भारी अनुपालन है जिसे पूरा करने की आवश्यकता है।

इसके अलावा, चूंकि जीएसटी भारत के लिए नया है, इसलिए सरकार संशोधनों के माध्यम से जीएसटी कानून को सुधारने के लिए निरंतर प्रयास करती है। ऐसा GST संरचना को सरल बनाने और सभी हितधारकों के लिए इसे आसान बनाने के लिए किया जाता है।

इसे देखते हुए, GST सॉफ़्टवेयर प्रदाता समय-समय पर GST सॉफ़्टवेयर में बदलाव लाते हैं। यह करदाताओं और लेखांकन पेशेवरों की ओर से परिवर्तनों के अनुकूल होने के लिए निवेश की ओर जाता है।

इसलिए, एक उत्कृष्ट ग्राहक सहायता अपरिहार्य हो जाती है। ऐसा इसलिए है क्योंकि यह करदाताओं को जीएसटी सॉफ्टवेयर को समझने में मदद करता है और इसकी व्यावसायिक जरूरतों के लिए सबसे अच्छा संभव उपयोग करता है।

एक उत्कृष्ट ग्राहक सहायता से करदाताओं और लेखा पेशेवरों के लिए जीएसटी सॉफ्टवेयर की विभिन्न क्रियाकलापों के बारे में सीखना आसान हो जाता है। इसके अलावा, यह उन्हें उन तरीकों को समझने में मदद करता है, जिनसे उन्हें अपने व्यवसाय और लेखांकन आवश्यकताओं को हल करने में मदद मिल सकती है।

मजबूत ग्राहक सहायता में 24 * 7 हेल्पडेस्क शामिल हैं जो सॉफ्टवेयर उपयोगकर्ताओं को मुद्दों के मामले में विशेषज्ञों से बात करने की अनुमति देता है। इसके अलावा, इसमें उपयोगकर्ता मैनुअल, ई-पुस्तकें, लेख और वेबिनार आदि जैसे मुफ्त संसाधन भी शामिल हो सकते हैं जो जीएसटी सॉफ्टवेयर को और समझने में मदद करते हैं।

निष्कर्ष

जीएसटी सॉफ्टवेयर अगर इन सब क्राइटेरिया को पूर्ण करता है तो निश्चित रूप से इन सॉफ्टवेयर को लेना आपके लिए फायदेमंद साबित होगा। समय और लागत बचने के लिए इसका उपयोग पूर्ण रूप से फायदेमंद है। वैसे मार्केट में तो बहुत से सॉफ्टवेयर हैं लेकिन जो इन मानदंडों को पूरा करे बिना समय गवाएं ले लें। अन्य करदाता जो इस प्रकार का सॉफ्टवेयर यूज़ कर रहे हैं उनका भी रेफ़्रेन्स लेकर सॉफ्टवेयर खरीद सकते हैं।

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