होम ऑफ़िस टिप्स- अपने खुद के घर में ऑफिस कैसे बनायें?

आजकल पूरे विश्व में कोविड-19 की महामारी का दौर चल रहा है। इस संक्रमण से बचने के लिए दुनिया भर की बिजनेस कंपनियां व इंस्टीट्यूशन सब बंद चल रहे हैं। सभी संस्थानों व कंपनियों ने अपने ऑफिस में उन्हीं अधिकारियों व कर्मचारियों को बुलाया है जिनके बिना काम नही चल सकता है। इसके अलावा अपने अधिक से अधिक कर्मचारियों व अधिकारियों को ऑनलाइन जॉब करने के लिए उन्हें अपने घर से काम करने की सुविधा दे रखी है। इससे कंपनी और कर्मचारियों दोनों को ही लाभ हो रहा है। इसे वर्क फ्राम होम यानी घर से ही काम करना कहा जा रहा है।

लम्बे समय तक चलेगा घर से ऑफिस का काम

कोविड-19 की महामारी का संकट दिनों दिन बढ़ता जा रहा है। इस संकट के जल्द खत्म होने के आसार नहीं हैं। ऐसी स्थिति में कंपनियों ने एक लम्बे समय तक अपने कर्मचारियों को अपने ही घर से काम करने के लिए कह दिया है। इस बारे में सरकारों ने भी अपने-अपने क्षेत्र में अपनी गाइडलाइन जारी कर रखीं है। लम्बे समय तक घर से काम करने के लिए कंपनी ने उन्हें घर में ऑफिस बनाने की सुविधाएं देना शुरू कर दिया है। कंपनियों का मानना है कि घर में जब तक ऑफिस जैसा माहौल नही होगा तब तक काम करने वाला कर्मचारी अच्छा प्रोडक्शन नही दे सकता है। इसलिये कंपनियों ने कर्मचारियों को अपने घर के लिए फर्नीचर व उपकरण आदि के लिए अलग से भत्ता देना शुरू कर दिया है।

कैसे शुरू हुई यह व्यवस्था?

शुरुआत में कर्मचारी एक लैपटॉप लेकर घर में कहीं पर भी बैठकर ऑफिस के मैनेजरों के साथ होने वाली मीटिंग पर बात करते थे, उसमें बीच में परिवार के अन्य लोगों के बोलने व शोर मचाने आदि की आवाजों से काफी डिस्टर्बेंस होता था। यही नहीं कभी-कभी ऑफिस के मैनेजर द्वारा वीडियो कान्फ्रेंसिंग करने से कर्मचारियों के घरों के विभिन्न मिश्रित हालातों से काफी असमंजस वाली स्थिति हो जाती थी। इससे अनेक समस्यायें उत्पन्न होतीं थीं। इसलिये कंपनियों ने एक यही विकल्प निकाला है कि कर्मचारियों से कह कर उनके घर में ऑफिस बनवाया जाये। इससे कर्मचारी भी सतर्क हो गया और उसने अपने घर के एक स्पेस को रिजर्व करके उसमें ऑफिस बना लिया और वहां पर कंपनी के खर्चे से आरामदायक कुर्सी, आरामदायक मेज अच्छी कन्फिगरेशन वाला कम्प्यूटर, लैपटॉप, प्रिंटर, यूपीएस सहित अनेक उपकरण आदि की व्यवस्था भी कर ली। अब कंपनी और कर्मचारी के बीच होने वाली समस्याओं का समाधान हो गया है।

अपने घर को ऑफिस बनाने के लिए कैसे करें इक्विप्मेंट का चुनाव

आपको अच्छी तरह से यह मालूम होना चाहिये कि आपको अपने घर के ऑफिस में लम्बे समय तक काम करना होगा और उसके लिए लम्बे समय तक कम्पयूटर की स्क्रीन का भी सामना भी करना होगा। इसके लिए सबसे पहले आरामदायक कुर्सी, आरामदायक टेबल, और लम्बे समय तक काम करने वाला कम्प्यूटर/लैपटाप व स्क्रीन आदि की व्यवस्था करनी होगी। इन आरामदायक उपकरणों में से कुछ का वर्णन इस प्रकार है:-

1. आरामदायक कुर्सी का करें चुनाव

आरामदायक कुर्सी होम ऑफिस से अच्छे काम का सबसे अधिक महत्वपूर्ण उपकरण है। आपको ऐसी कुर्सी का चुनाव करना होगा जिसमें आधा दिन का समय व्यतीत करके काम करना होगा। आरामदायक कुर्सी होने से आपका काम बहुत अच्छा होगा। सही तरह की कुर्सी का चुनाव करना आसान नहीं है। इसके लिए आपको कुसी का बैक मोटा होना चाहिये। आपके दोनों हाथों को सपोर्ट देने वाले हत्थे काफी आरामदायक होने चाहिये। आपको किसी भी मैटेरियल की कुर्सी यदि वारंटी वाली मिल रही हो तो उसी का चुनाव करें।

2. स्टैन्डिंग डेस्क का भी करें चुनाव

आपको 8 से 10 घंटे तक कम्प्यूटर पर लगातार काम करना है तो आपको कप्यूटर की परम्परागत डेस्क के साथ स्टैंडिंग डेस्क भी लेनी चाहिये। क्योंकि लगातार एक ही पोश्चर में बैठने से गले व  रीढ़ की बीमारी हो सकती है। जब बैठकर काम करने से थक जायें तो खड़े होकर काम कर सकें।

3. हाई स्पीड वाले इंटरनेट की व्यवस्था करनी होगी

तेज गति से काम करने के लिए आपको ऑनलाइन सर्च करके सबसे तेज गति वाली इंटरनेट सेवा देने वाली कंपनी से सम्पर्क करके अपने यहां कनेक्शन लगवाना चाहिये। चाहे इसके लिए लाइन वाला वाईफाई कनेक्शन ले लें अथवा कोई अच्छी स्पीड देने वाली कंपनी का राउटर खरीद लें। धीमी गति वाले इंटरनेट से जहां काम प्रभावित होगा, वहीं काम धीरे होने के कारण मानसिक तनाव भी होता और काम भी पूरा नहीं हो पाता है। कंपनी की ओर से अधिक दबाव भी पड़ता है।

4. सेकेंड मॉनीटर का करें इस्तेमाल

यदि आप लैपटाप का इस्तेमाल करते हैं तो आपको सेकेंड मॉनीटर को रखने पर भी विचार करना चाहिये। सेकेंड मॉनीटर बड़े साइज का लेना चाहिये। ताकि उस पर आराम से देखा जा सके। आंखों पर किसी तरह का जोर न पड़े और बैठने का पोश्चर भी ठीक रहे। ताकि जल्दी थकान न आये और अधिक से अधिक काम अच्छी गति से किया जा सके।

5. अच्छे माउस और की-बोर्ड बढ़ाते हैं उत्पादकता

अक्सर यह देखा गया है कि बड़े इक्विपमेंट में तो अच्छा खासा पैसा लगाया जाता है लेकिन माउस और की-बोर्ड को अनदेखा कर दिया जाता है। जबकि कम्प्यूटर वर्क में की-बोर्ड और माउस का बहुत बड़ा रोल है। स्मूथली चलने वाले की-बोर्ड और माउस से काम करना बहुत आसान होता है और उनसे थकावट भी नहीं आती है। यदि आप लैपटॉप से काम करते हैं तो उनके बोर्ड और माउस थोड़ा बहुत काम करने के लिए ही होते हैं। दूसरी भाषा में कहें तो ये की बोर्ड और माउस कामचलाऊ ही होते हैं। चाहे लेखक हों या सॉफ्टवेयर डेवलपर, प्रोग्रामर हों या एकाउंटेंट हों सभी को माउस और की-बोर्ड का अधिक काम पड़ता है। इसलिये माउस और की-बोर्ड अच्छे लेने चाहिये। इससे बिना थके आदमी अपना काम बहुत तेजी से कर सकता है।

6. स्ट्रेस दूर भगायें, हरे पौधे लगायें

घर में ऑफिस बनाते समय जिस स्थान का चुनाव करें वहां पर हरे पौधे लगायें। कुछ पौधे ऐसे होते हैं जो कमरे की हवा को शुद्ध करते हैं। कुछ पौधे ऐसे होते हैं जो अपनी हरियाली से आपका मन मोह लेते हैं। विशेषकर जब आप थकान महसूस करे तों थोड़ी देर इन पौधों को निहारने से आपकी थकान दूर हो जाती है। इसके अलावा कुछ पौधे आपके ऑफिस के तापमान को काफी कम करने में सहायक होते हैं, जिससे आपका तनाव नहीं बढ़ने पाता है। बोनसाई पौधे भी आपके ऑफिस का लुक बढ़ाते है और आपकी सेहत का भी ध्यान रखते हैं। जिसमें बोनसाई पीपल, बरगद आदि के पौधे काफी आकर्षक भी लगते हैं और 24 घंटे ऑक्सीजन देते हैं।

घर में ऑफिस स्पेस को किस तरह से सेट करें

घर के ऑफिस की जगह आपके इक्विपमेंट और आपके ऑफिस की साज सजावट आदि से मेल खाती होनी चाहिये।

1. अपनी जरूरत के हिसाब से जगह का चयन करें: घर पर अपने ऑफिस के लिए जगह का चयन आप अपने काम के नेचर के हिसाब से करें। यदि आपका काम पब्लिक डीलिंग का है लोग आपके पास आ भी सकते हैं या फिर आपके ऑफिस से कान्फ्रेंस या वीडियो कान्फ्रेंस मीटिंग हो सकतीं हैं। ऐसी स्थिति में आपको ऐसी जगह का चुनाव करना चाहिये जहां पर बच्चे या पालतू पशु आदि न आ जा सकें। उस जगह में आर- पार हवा और रोशनी का आना जाना संभव हो। कहने का मतलब वेंटीलेशन अच्छा हो और नेचुरल रोशनी भी आ सके।

2. कुदरती रोशनी वाली जगह: आपने जो ऑफिस के लिए जगह चुनी है वहां पर कुदरती रोशनी आनी चाहिये। कुदरती रोशनी में काम करने वाले व्यक्ति में विशेष ऊर्जा होती है। एक अध्ययन में यह सामने आया है कि जो व्यक्ति कुदरती रोशनी में रहता है और काम करता है वह बनावटी रोशनी में काम करने वाले से अच्छी गहरी नींंद लेता है। इसके अलावा कुदरती रोशनी में काम करने वाले की कार्य क्षमता भी बनावटी रोशनी में काम करने वाले से अधिक होती है।

3. नजदीकी रोशनी वाले लैम्प का इस्तेमाल करें: कुदरती रोशनी में काम करना अच्छा होता है लेकिन आप यदि ऐसी जगह ऑफिस बनाते हैं जहां पर सीमित रोशनी है या  उस जगह पर दूर बल्ब या रोशनी के अन्य साधन लगे हुए हैं जहां से आपकी डेस्क या कम्प्यूटर पर रोशनी सीधी नहीं आती है या दूर होने की वजह से प्रकाश कम हो जाता है। ऐसे माहौल में काम करने से आपकी आंखों में जोर पड़ सकता है और आंखों पर जोड़ पड़Þने से सिर दर्द, थकान और तनाव भी हो सकता है। ऐसी स्थिति में आपको डेस्क के ऊपर रोशनी देने वाले नजदीकी लैम्प लगाने चाहिये। जिससे आपको अपने कम्पयूटर व लैपटॉप की स्क्रीन पर उभरने वाले शब्द आसानी से दूर से ही दिख जायें उनके लिये जोर न लगाना पड़े। इससे आप अपनीÑ क्षमता से अधिक काम कर सकेंगे।

4. दिमागी सोच विचार के लिए अलग जगह बनायें: कम्प्यूटर पर काम करते समय यदि आपको अपने प्रोजेक्ट पर सोच-विचार यानी मंथन करने की आवश्यकता है तो आपको अपने डेस्क आदि उपकरण से अलग हट कर ऐसी जगह बनानी चाहिये जहां पर आप बिलकुल फ्री होकर सोच विचार कर अपने प्रोजेक्ट  की योजना बना सके और उसके बाद कम्प्यूटर पर काम करें। यह जगह आप अपनी पसंद या सुविधा के अनुसार बना सकते हैं। कुछ लोगों सोफा पर विचार करने में आराम मिलता है तो कुछ लॉन की कुर्सियों पर विचार कर सकते हैं तो कुछ अलग से कुर्सी मेज आदि पर विचार करते हैं और उसे कागज पर भी उतारते हैं। उसके लिए वहां पर कागज पेन आदि की सुविधा होती है। कोई ब्लैक या व्हाइट बोर्ड का सहारा लेता है तो कोई स्टैंडिंग डेस्क का इस्तेमाल करता है।

होम ऑफिस को दे इनर्जेटिक माहौल

आप अपने होम ऑफिस को कुछ खास तरह की ड्राइंस व प्रेरणात्मक दृश्यों से सजायें कि वहां का माहौल इनर्जेटिक हो जाये। एक अध्ययन में यह बताया गया है कि किसी भी जगह आकर्षक और बहुरंगी पेंटिंग्स या प्रेरणात्मक दृश्यों तथा अन्य धार्मिक या मन को सुकून देने वाली तस्वीरे लगाने से वहां के माहौल में नई ऊर्जा उत्पन्न हो जाती है। इस अध्ययन में यह बताया गया है कि कर्मचारियों के एक सर्वे के दौरान 80 प्रतिशत से अधिक लोगों ने बताया कि उनके काम का माहौल बनाने में आर्ट वर्क काफी सहायक होता है। आर्ट वर्क को चुने तों उनके रंग इनर्जेटिक होने चाहिये। इनर्जेटिक रंगों में पीला व नारंगी रंग सबसे अच्छा होता है। काले रंग को कभी न चुनें। हल्के रंगों को भी नहीं चुनना चाहिये इससे आपकी ऊर्जा और कम हो सकती है।

अपने होम ऑफिस की रोजाना साफ-सफाई करें

जब आप अपने घर में ऑफिस बनाते हैं तो आपको उससे जुड़ी अनेक बातों पर गंभीरता से विचार करना चाहिये। उनमें से साफ सफाई भी एक मुख्य बात है। जहां आप काम करते हैं वहां साफ-सफाई रखेंगे तो यह सकारात्मक ऊर्जा उत्पन्न करने का काम करेगा। यदि आप गंदगी रहेगी तो वहां पर नकारात्मक ऊर्जा प्रवेश करेगी और उसके प्रभाव से वहां का माहौल प्रभावित होगा। इससे आपकी कार्यक्षमता भी प्रभावित होगी। नकारात्मक ऊर्जा से बचने के लिए आपको अपने कार्यालय की अच्छी तरह से साफ-सफाई करनी चाहिये। कुर्सी मेज, सोफा, कम्प्यूटर, मॉनिटर, की बोर्ड, माउस, यूपीएस, प्रिंटर आदि सभी को अच्छी तरह से साफ करना चाहिये। यह काम आप स्वयं करेंगे तो बहुत ही अच्छा रहेगा। वाइपर, स्प्रे और सैनेटाइजर, कोलिंक आदि का इस्तेमाल करके सभी उपकरणों की अच्छी तरह से सफाई करने से आपके शरीर का शारीरिक व्यायाम भी हो जायेगा। क्योंकि दिन भर बैठ कर ही काम करने से शारीरिक विकास बढ़ जाते हैं।

मन के भटकाव को कैसे दूर करें

जब आप अपने घर के ऑफिस बनाये होते हैं और वहां पर आपके काम की कोई निगरानी करने वाला नहीं होता है तो आपमें सुस्ती आ जाती है और आप ऑफिस की तरह चुस्ती-फुर्ती से काम नहीं कर पाते हैं। इस तरह मन भटकने लगता है और आपकी उत्पादकता पर असर पड़ने लगता है। अपने मन के भटकाव को रोकने के लिए कुछ  खास टिप्स हैं:-

1. काम करने और रहने के क्षेत्र को अलग करें

अपने घर में अपने बेड से पाजामे में काम करने का आइडिया कागज पर बहुत अच्छा लग सकता है लेकिन ऐसा करना आपकी कार्यक्षमता पर विपरीत असर डालता है। मनमस्तिष्क माहौल के आधार पर अपना काम करता है। जैसे जिम हाउस में जाने पर वहां आपका मन कम्प्यूटर पर काम करने का नहीं होगा। वहां के लिए आप विशेष ड्रेस पहन कर जाते हैं और वहां के माहौल के हिसाब से ही काम करते हैं। इसी प्रकार घर के बेड, ड्राइंग रूम, लॉन, किचेन आदि जगहों पर अलग तरह का माहौल होता है और इंसान उसी तरह से काम करता है।

इसलिये मन को भटकाव से रोकने तथा ध्यान केन्द्रित करने के लिए आपको अपने होम ऑफिस व अन्य काम करने की जगह अलग-अलग बनानी चाहिये । काम करने के समय अपने ऑफिस में ही रहना होगा। तभी आपका काम पूर्ण मनोयोग से हो सकेगा।

2. कार्यालय के समय को मेनटेन रखें

आपको अपने घर के ऑफिस में काम करके लिए कभी भी काम करने की आजादी मिलती है। इसकी आदत बनाने से आपकी कार्यक्षमता पर काफी असर पड़ता है। दूसरा यह कि जब आप रुक-रुक कर काम करेंगे और बीच में घर के भी पर्सनल काम करेंगे तो आपके कोई काम सही तरीके से नहीं हो पायेंगे। ऑफिस का काम करेंगे तो घर के काम की टेंशन होगी और घर के काम में समय लगेगा तो आपको ऑफिस के काम की टेंशन होगी। इसके लिए आपको घर के काम करने के और ऑफिस के काम करने के समय अलग-अलग निर्धारित करने चाहिये। इससे यह होगा कि ऑफिस के काम का समय शुरू होते ही आप पूरी तरह से ऑफिस के काम के लिए तैयार हो जायेंगे और यह तो पता ही है कि एक निश्चित समय के बाद ऑफिस का काम बंद करके घर का काम कर सकेंगे। इससे आपकी ऑफिस के काम में उत्पादकता बढ़ेगी और आपका कन्सट्रेंशंन भी बढ़ेगा व मन भी नही भटकेगा। इसके लिए आप दीवाल पर एक घड़ी लगा सकते हैं। या घड़ी में अलार्म का भी इस्तेमाल कर सकते हैं।

3. परिवार के सदस्यों से आपसी समझौता करें

जब आप पहली बार घर में ऑफिस बनाकर काम कर रहे होते हैं तो आपके परिवार के सदस्य इससे अनभिज्ञ होते हैं कि आप  किस तरह का काम करते हैं वह कितना महत्व का  है। आपके काम करने के बीच में आपसे बात करनी चाहिये या नहीं करनी चाहिये। आप जब फोन पर अपने आफिसर  या क्लाइंट से बात कर रहे हैं तो उस समय आपको डिस्टर्ब करना चाहिये या नहीं। इन बातों से आपको अपने परिवार के सदस्यों को बताना होगा। साथ ही आपको सभी से अपना एक समय तय करना होगा कि इस समय आपको कोई डिस्टर्ब न करे।

आपके बच्चों व पालतू पशुओं को आपकी पत्नी या घर के बुजुर्ग संभाले। यदि आप पति पत्नी दोनों ही होम ऑफिस में हैं । घर में बच्चों को संभालने वाला कोई नहीं है। पहले तो कोशिश करें कि बारी-बारी से समय निकाल कर बच्चों की देखभाल करें। या घर में किसी मेड को रख कर बच्चों की देखभाल करायें। उसको अपने और अपनी पत्नी के काम के बारे में निर्देश पहले से ही दे दें। ताकि वह बच्चों को लेकर आपको डिस्टर्ब न करे।  इस तरह से आप निश्चिन्त होकर अपने पूरे समय में काम कर सकते हैं।

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